二次会代行OR友達～どちらにおまかせするのがいい?ポイントご紹介

結婚式が無事終わると二次会が待っています。二次会を開催するのも、結婚式と同じように事前にたくさんの準備をしておく必要があります。その中で大切なのがスタッフ選び。二次会代行会社に依頼するのか、友達にお願いするのか迷うところではないでしょうか。二次会について、二次会代行と友達に依頼する場合のメリットやデメリットをお伝えします。

友人に二次会の幹事を依頼するポイントは?

二次会を友人に依頼する場合、依頼の仕方によっては断られてしまう場合があるようです。例えば、数年来会っていない友人にメールだけでお願いしてしまうなどする場合です。幹事を引き受けることは相当の覚悟がいります。新郎側であれば新婦さんのことも知っておきたいでしょう。また、幹事を引き受けてもらった場合のお礼や、自分の会費の支払の有無、打ち合わせ時間の確保なども気になるところです。

必ず友人と直接会ってから答えをきくこと

メールを有効につかう方法があります。それは、メールで打診することです。そのためには、ゲストの人数や二次会の会場の雰囲気をあらかじめキャッチしておき、友人と会う前にアナウンスしておく必要があります。そうすることで、友人が想像していた二次会であるかどうかの判断ができます。

あまりにも違っていれば、その時点でメールでお断りの返事をもらうこともできます。好意的な友人であったとしても、友人からメールだけで打ち合わせしたいという依頼が無い限りは、直接会うことがポイントのようです。

会う場合は、お食事やカフェなどで友人のお気に入りのお料理やドルチェを振る舞うなどの工夫も効果があるようです。

コストもメールで伝えておくと効果的

例えば、新郎新婦様がこんな風に考えていたとします。

役を引き受けてくれた友人の会費は自分たちが負担する
会費以外のお礼は一人あたり5千円にする
打ち合わせ時は、友人のお気に入りのレストランやカフェで友人の分は自分達が負担する

など

このことについて、会ってから話をするのもありですが、少し渋っている友人の場合、コストや時間のことを気にしている可能性もあります。そこで、コストや打ち合わせ時間については、あらかじめ伝えておいてあげたほうがお互いに快く進められそうです。また、友人もイエスと言う可能性が高くなるかもしれません。

友人にお願いする場合の役割分担のポイント

二次会を友人にお願いする場合、いくつかの役割があります。

幹事
ゲスト人数集計者①
アプリやホームページへ誘導する人または、出欠確認者⑥
予算関係⑦
景品担当者④
音響
照明
エンターテイメントをする人⑤
会場予約者②

幹事以外にも、ゲストが多い場合は友人にお願いすることに。そんな場合、いくつか注意することがあります。①のゲスト人数集計者は、⑥のアプリやホームページへ誘導する人または、出欠確認者と同じ人にするのがいいでしょう。今は「RAKURAKU　Wedding　招待状」などの簡単アプリもあります。アプリでは招待状の作成やインターネット上での発送、予算管理、ゲスト名簿打ちだし機能など多くの機能がついているようです。

アプリで利用する場合は、アプリ管理者だけにしぼり、①のゲスト人数集計者、⑥の出欠管理者、⑦の予算関係者を一人にしぼることができそうです。また、④の景品担当者については、選ぶ景品の種類や予算など、新郎新婦の意向に合わない決め方をされると関係が悪化することも。アプリを導入する場合は、これらを新婦新婦様のどちらかがすべて出来そうです。

ゲスト人数集計者①
アプリやホームページへ誘導する人または、出欠確認者⑥
予算関係⑦
景品担当者④
エンターテイメントをする人⑤
会場予約者②

エンターテイメントをする人⑤について、エンターテイメントをする人を選ぶ人は新郎新婦がするのか、幹事にまかせるのかについても、新郎新婦の趣向を優先させたい場合は新郎新婦のどちらかがエンターテイメントを依頼する役割も引き受ける必要があります。そこまでのこだわりがなければ、幹事におまかせすればいいでしょう。

二次会を友人にお任せした場合のコストは?

二次会を友人におまかせしたとしましょう。コストはこちらがかかりそうです。

最初に会って依頼する場合の接待費
　→1万円くらい。新郎新婦の分もあわせると3万円くらい
打ち合わせ時の接待費
　→1回あたり5千円程度のランチなどにすることができそうです。打ち合わせ回数にもよりますが、1年前から結婚式場や二次会会場をおさえている場合は、10回くらいの打ち合わせができそうです。そうなるとコスト的には1人あたり5万円×人数分プラス新郎新婦の10万円ということになります。
お礼
　→1人あたり5千円×人数分

結婚式の二次会でお願いする友人が多いほどコストはかさむことに。もし、幹事だけを依頼するにしても19万円くらいになりそうです。友人にお願いすれば安くなるとおもいきや、ゲストの人数が多く規模が大きくなるほど友人への負担も大きくなるため、コストも大きくなりそうです。

二次会代行におまかせするのも１つ

結婚式の準備において、時間やコストについてある程度余裕があれば、多くの友人におまかせすることもできそうです。しかし、そうではない場合で規模が小さい場合などでは、二次会の幹事を新婦がする場合もあります。しかし、大規模となるなら、やはりまとまりがほしいですよね。

そこで、二次会代行におまかせするのも1つの選択です。「二次会本舗」では、ゲストから二次会本舗に支払うコストを会費で支払うことができます。さらに、飲食を会場でしますので、飲食代を上乗せした会費を設定すれば、新郎新婦の持ちだし金は0円とすることができそうです。

二次会本舗では、ゲスト1名あたり3,000円、それを人数分集めたものをコストとしているようです。飲食費を1人あたり5,000円とするならトータルで1人あたりの二次会の会費を8,000円とすれば新郎新婦の自己負担は0円となるようです。サービス内容も充実しているようです。

司会者は芸人
ゲーム景品
会場提案
予算関係
二次会用ホームページ
写真撮影
写真のCDデータアルバム
相談、打ち合わせ、受付、ディレクター
音響

など

オプションでは芸人の余興などもあるようです。

友人か二次会代行業者か～何に重きをおくかは大事

例えば、友人に幹事を頼むことで交友を深めたいという意味があるのなら、友人にお願いすべきでしょう。しかし、人手が足りないという理由だけで知り合いに幹事や役員をお願いする場合、打ち合わせや余興そして景品の予算の面やお礼などのお金面で友人側に不満がつのる場合もあります。

ゲストの人数にもよりますが、コストをおさえる、思い出をつくるなどの目的を決めてから二次会の計画をたてることをおすすめします。